کلیات

– هدف

هدف از استقرار سیستم مدیریت کیفیت در موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک. اثبات توانایی پایدار این شرکت در تامین خدماتی  مطابق بانیازمندیهای مشتری و الزامات قانونی می باشد که با بکارگیری موثر نظام و فرآیند هایی برای بهبود مداوم آن و تضمین برآوردن الزامات قانونی و نیازمندیهای مشتری، رضایت مشتریان را ارتقاء بخشد.

این نظامنامه مبتنی بر استاندارد سری ISO 9001-2008 تهیه و تدوین گردیده است که در آن ساختار سازمانی، مسئولیت ها و همچنین نیازمندیهای سیستم کیفیت تشریح گردیده است.

۱- ساختار نظامنامه:

این نظامنامه بر اساس فهرست مطالب مندرج در آن تنظیم گردیده است که هر فصل آن در زیر مجموعه این فهرست تعریف و بصورت اوراقی مجزاء تدوین و فصول مختلف نظامنامه کیفیت بوسیله شماره سری صفحات مشخص شده است.

۲- انتشار:

مسئولیت تهیه، حفظ، تغییرو انتشار این نظامنامه بعهده مدیر کیفیت بوده که پس از تائید نماینده مدیریت به تصویب مدیر عامل می رسد.

۳- تغییرات:

این نظامنامه بطور مستمر توسط نماینده مدیریت / مدیر عامل مورد بررسی قرار گرفته و وضعیت بازنگری آن نیز در هریک از مدارک بطور مجزاء مشخص می گردد.

هر نوع تغییر در صفحه مربوطه و از طریق سوابق آن مشخص می گردد.

۴- ترتیب بازبینی مدارک :

کلیه مدارک نظامنامه از شماره ۰۰ آغاز شده و پس از هر نوع تغییر به ترتیب با اعداد صعودی مشخص می گردد. تغییرات در مدارک به ترتیب و در طول سال انجام شده و در پایان هر دوره سه ساله ، نظامنامه بصورت کامل بازنگری می گردد.

۵- ترجمه:

این نظامنامه به زبان فارسی تهیه شده است .

– دیدگاه فرآیند گرا :

موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک با استفاده از دیدگاه فرآیندگرا در جهت تأمین نیازمندیهای مشتری و افزایش رضایت مشتری حرکت می کند و کلیه فرآیندهای مرتبط و مؤثر را شناسائی نموده است. کلیه اجزای سازمان در راستای تحقق دیدگاه فرآیندگرا و بر اساس روحیه مشارکت همگانی و کار گروهی بر اساس مدل بهبود مستمر سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای چرخه دمینگ ((PDCA) برنامه، اجرا، بررسی و اقدام ) عمل می نمایند.

مدل سیستم در مدیریت کیفیت فرآیند گرا

فعالیت های با ارزش افزوده

جریان اطلاعات

۴- ( سیستم مدیریت کیفیت )

هدف:

موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک. بمنظور حصول اطمینان از این موضوع که کیفیت خدمات  ارایه شده در تمامی مراحل عملیات از عقد قرارداد و تامین خدمات  تا پایان عملیات و تحویل کار به مشتری با نیازمندیهای تعیین شده رعایت گردیده است ، یک سیستم کیفیت را ایجاد، مدون، برقرار و نگهداری نموده که شامل نیازمندیهای استاندارد، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری و کلیه مستندات مرتبط و مورد نیاز سازمان می باشد.

محدوده اعتبار:

نظامنامه موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک جهت کلیه نیازمندیهای استاندارد بین المللی ISO 9001-2008 در خصوص ،ارتقای مدیریت و مطالعات فن آوری و نوآوری  در  سیستم های حفاظتی وامنیتی به ویژه دوربین های مداربسته. موارد استثناء وجود ندارد.

۴-۱- الزامات عمومی :

نظامنامه موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک. با توجه به سیستم کیفیت جاری در آن بر پایه واحد های اصلی تشکیل دهنده و نیز فرآیند های اصلی و اثرات متقابل بین آنهاآن مشخص گردیده که در برگیرنده فعالیتهای مربوط به مسئولیت مدیریت و منابع، فرآیندهای مربوط به مشتری، خرید، تولید و ارائه خدمات، رضایت مشتریان و نیز کلیه اندازه گیری های مرتبط با فرآیند و محصول و کل سیستم را شامل میگردد که در هریک از بخش های این نظامنامه فرآیند های مربوط نشان داده شده و به شکل ورودی و خروجی یکدیگر و بطور حلقه ای متصل بوده و با خواسته های مشتریان پایان می یابند و اندازه گیر ی این فرآیند ها از نظر اثر بخشی آنها با استفاده از تکنیک های آماری مناسب قابل ارائه می باشند.

( مطابق جدول فرآیند های سازمان).

سازمان کلیه فرآیند های موثر بر انطباق محصول با الزامات را تحت کنترل قرار داده و نظارت لازم را بر این گونه فرآیندها بعمل می آورد.

۴-۲- الزامات مستند سازی:

۴-۲-۱- نظام کیفیت شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک مطابق استاندارد ISO 9001-2008 تهیه و تنظیم گردیده است که شامل نظامنامه کیفیت، خط مشی کیفیت ، اهداف کیفیت ، لیست روش های اجرایی و دستورالعمل های کاری و مستندات مورد نیاز سازمان برای عملیات و کنترل فرآیندهای آن و همچنین سوابق کیفیت می باشد .

۴-۲-۲- نظامنامه کیفیت:

نظامنامه کیفیت با کد (M-08 ) مشخص شده که شامل دامنه سیستم مدیریت کیفیت ، روش ها یا مراجع مستند شده در سیستم و شرحی از توالی متقابل بین فرآیند های مدیریت کیفیت می باشد. این سند توسط مدیر کیفیت تهیه، توسط نماینده مدیریت تائید و توسط مدیر عامل تصویب می گردد.

روش های اجرایی و دستورالعمل ها با کد((P-W)-* * ) مشخص شده اند که دو رقم آنها نشان دهنده شماره آنها و ترتیب انتشار آنها می باشد و شماره بازنگری آنها بصورت مجزاء مشخص می گردد .

فرم ها و سوابق با کد ((F-T)-***/**) مشخص می باشند که سه رقم اول مشخص کننده روش یا دستورالعمل مرتبط و دو رقم بعد از اسلش (/) مشخص کننده شماره فرم می باشد و شماره بازنگری آنها بصورت دو رقم بعد از خط تیره مشخص می گردد. کد گذاری مطابق دستورالعمل کدگذاری (W-02) انجام می شود .کلیه مدارک سیستمی بعد از تهیه شدن توسط مسئول مرتبط و قبل از انتشار توسط نماینده مدیریت مورد بررسی قرار گرفته و سپس توسط مدیر عامل تصویب می گردد.

تبصره: درج حروف F یا T در ابتدای مدارک و فرم ها الزامی نیست.

۴-۲-۳- کنترل مستندات :

کلیه مدارک نظامنامه از شماره ۰۰ آغاز شده و پس از هر نوع تغییر به ترتیب با اعداد صعودی مشخص می گردد. تغییرات در مدارک به ترتیب و در طول سال انجام شده و در پایان هر دوره سه ساله نظامنامه بصورت کامل بازنگری می گردد.

– مدارک فنی توسط مدیر مهندسی مورد بررسی قرار می گیرد.

– کلیه مدارک معتبر توسط مهر سبز رنگ (مدارک معتبر) اعتبار دهی و ممهور می گردد.

– مدارک منسوخ در هنگام تحویل نسخه های جدید از کلیه واحد ها جمع آوری شده و یک نسخه از آن پس از مشخص شدن توسط مهر قرمز رنگ (باطل شد) در زونکن مدارک منسوخه توسط مدیر کیفیت بایگانی می شود.

کلیه مدارک و مستندات سازمان در محل های مناسب نگهداری و در دسترس استفاده کنندگان قرار می گیرند.

تدوین و یا اصلاح هر نوع مدرک اعم از فرم یا روش های اجرایی بر اساس روش اجرایی کنترل اسناد مدارک به شماره (P-01 ) و با تصویب مدیر کیفیت انجام می شود.

مسئولیت نظارت بر حفظ و نگهداری و استفاده صحیح از کلیه مدارک تصویب شده بر عهده مدیر کیفیت مطابق روش اجرایی کنترل اسناد ومدارک (P-01) می باشد .

کلیه سوابق و مدارک تا زمان بازنگری دارای اعتبار بوده و پس از بازنگری یک نسخه از آن توسط مدیر کیفیت نگهداری شده و زمان نگهداری مطابق با روش اجرایی سوابق کیفیت به شماره (P-03 ) می باشد.

۴-۲-۴- کنترل سوابق کیفیت:

مستندات با منشاء بیرونی توسط مهر مستندات با منشاء بیرونی مشخص شده و در لیست مستندات با منشاء بیرونی (S-025) ثبت می شوند .

روش های اجرایی دستورالعمل های سیستمی دارای عناوین ( نام مدرک، کد مدرک، شماره بازنگری، شماره نسخه، صفحه، نام تهیه کننده، نام تائید کننده، نام تصویب کننده، تاریخ تصویب و مهر اعتبار ) می باشد.

دستورالعمل های فنی دارای عناوین ( نام مدرک، کد مدرک، شماره بازنگری، شماره نسخه، صفحه، نام تهیه کننده، نام تصویب کننده، تاریخ تصویب و مهر اعتبار ) می باشد.

کلیه فرم ها وسوابق با توجه به کارایی آنها می توانند عنوان تصویب کننده یا تهیه کننده یا تائید کننده را نداشته و از عناوین دیگر استفاده نمایند.

کلیه سوابق به روز و بطور خوانا و تمیز نگهداری می شوند.

تمامی سوابق و مدارک و مستندات بطور صحیح محافظت و نگهداری می شوند.

سوابق کیفیت در شرایط محیطی مناسب جهت جلوگیری از وارد آمدن هر گونه خسارت نگهداری می شوند.

کلیه سوابق در اسرع وقت در دسترس استفاده کنندگان آن قرار دارد و مطابق جدول سوابق کیفیت به شماره (S-026 ) نگهداری می شوند.

– سوابق نگهداری شده پس از گذشت مدت زمان لازم قید شده در جدول سوابق کیفیت (S-026) با حضور مدیر کیفیت و طی جلسه ای تعیین و تکلیف می شوند .

– اطلاعات و داده های الکترونیکی به نحوه مناسبی توسط تهیه نسخه های پشتیبان حمایت و نگهداری می شوند .

– کلیه استانداردها ، ومشخصات فنی موجود در سازمان در دورهای زمانی یک ساله توسط مدیر تضمین کیفیت بررسی شده و نسخ منسوخ شده از دسترس خارج می گردند .

۵- ( مسئولیت مدیریت )

هدفتشریح کلیه مسئولیت ها و اختیارات مدیر عامل شرکت ………..

محدوده اعتبار:

مدیر عامل

۵-۱- تعهد مدیریت:

– مدیریت شرکت . تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک. بمنظور ایجاد باور در کل سازمان نسبت به اهمیت برآوردن نیازمندیهای مشتری با در دسترس نگهداشتن منابع مورد نیاز و نیز تدوین خط مشی کیفیت و اهداف کیفی سازمان اقدامات لازم را بمنظور توسعه و تحقق نظام مدیریت کیفیت را انجام داده و بهبود مداوم اثر بخشی آن را بوسیله فرآیند های شناسایی شده در شرکت و اندازه گیری و هدایت بازنگری های مدیریت مشخص نموده است.

۵-۲- تمرکزبر مشتری:

– مدیریت شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک بوسیله ایجاد و تدوین فرآیند فروش و بازنگری قرارداد (T-27) از برآورده شدن نیازمندیها والزامات مشتری اطمینان حاصل می نماید.

۵-۳- خط مشی کیفیت :

مدیر عامل شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک خط مشی کیفیت (S-038) و اهداف آنرا تدوین نموده که به پیوست می باشد این خط مشی بصورت مداوم وجهت انطباق با اهداف سازمان مورد بازنگری قرار می گیرد .

۵-۴- طرح ریزی :

۵-۴-۱- اهداف کیفیتی:

– مدیر عامل شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک کلیه اهداف سازمان را مطابق جدول اهداف کیفی ((S-037 برای برآورده کردن نیازمندیهای محصول از جمله فعالیتهای مرتبط با تصدیق، نظارت، فعالیتهای آزمون محصول و نیز معیار های پذیرش آن و سوابق مربوط به آن را انجام داده است که در بخش های مربوطه این نظامنامه آورده شده است. اهداف کیفیتی مرتبط با محصول مطابق فرآیند تکوین محصول (T-24) تعیین می گردد.

۵-۴-۲- طرح ریزی سیستم مدیریت کیفیت:

– چگونگی برآورده شدن نیازمندیهای کیفیت با توجه به فرآیندهای مربوطه به محصول و سیستم کیفیت در کلیه مراحل از ورود و دریافت و خروج کالا شناسایی شده که بصورت فرآیند بازرسی وآزمون (T-29) مدون بوده که در آنها به نوع بازرسی ها ، فرآیند و منابع مورد لزوم و تجهیزات بازرسی اشاره شده است.

– با توجه به خود کنترلی های انجام شده توسط پرسنل و همچنین ممیزی های داخلی و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ، از سازگار و متصل بودن فرآیندها و روش های اجرایی و آزمون با یکدیگر اطمینان حاصل می گردد.

– در خصوص شناسایی و مراحل ثبت کلیه سوابق کیفی و تهیه و نگهداری و مدت نگهداری آنها نیز اقدامات لازم صورت گرفته است .

۵-۵- مسئولیت و اختیار و ارتباطات :

اختیارات ، مسئولیت ها و ارتباطات مطابق رو ش اجرایی طرحریزی سیستم کیفیت (T-32)تدوین شده است.

۵-۵-۱- مدیریت سازمان مسئولیت و اختیارات را بشرح ذیل مشخص نموده است .

شرح وظایف و اختیارات پرسنل مطابق فرم شرح وظایف (S- 045) در اختیار پرسنل دیگر قرار گرفته است .

– مسئولیت کلی این بخش از نظامنامه و همچنین مسئولیت کلی کیفیت محصولات شرکت بر عهده مدیر عامل سازمان می باشد. مسئولیت کنترل کیفیت در هنگام تولید در مرحله اول با پرسنل واحد های تولیدی و پس از آن بر عهده مدیر کیفیت می باشد.

– مسئولیت پیگیری انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه بر عهده مدیر کیفیت می باشد. مسئولیت اجرایی بر عهده مسئول مشخص شده در فرم های اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه می باشد. مسئولیت کلیه اندازه گیری ها، نظارت، مستند سازی و نیز تصدیق محصول بر عهده واحد تضمین کیفیت می باشد.

– مسئولیت جمع آوری گزارشات، تحلیل و پیگیری موارد عدم انطباق بر عهده نماینده مدیریت بوده که در انتها توسط مدیر عامل بررسی و تصویب می گردد.

– مسئولیت کنترل و جلوگیری از ورود کالا و ادامه بسته بندی تا رفع عدم انطباق و اصلاح شرایط بر عهده واحد تضمین کیفیت می باشد.

۵-۵-۲- نماینده مدیریت:

– مدیر عامل سازمان جهت اطمینان از اجرا و حفظ نظام مدیریت کیفیت جناب آقای مهندس مولایی را جدا از سایر وظایف محوله با وظایف و اختیارات زیر به عنوان نماینده مدیریت انتخاب نموده است:

– حصول اطمینان از اجرای خواسته استاندارد ISO 9001-2008

– حصول اطمینان از ارتقاء آگاهی نسبت به نیازمندیهای مشتری در کلیه سازمان.

– ارتباط با طرف های بیرون سازمان در خصوص مسایل کیفیت، شکایت و رضایت مشتریان.

– نظارت بر اجرای برنامه های ممیزی و پیگیری پیشرفت اجرای تصمیمات جلسات بازنگری مدیریت مطابق فرآیند بازنگری مدیریت ((T-16 انجام می شود.

– نظارت کلی بر عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و حصول اطمینان از ایجاد ، اجراء و برقرار نگهداشتن فرآیند های مورد نیاز.

– ارایه گزارش به مدیریت عالی سازمان در مورد عملکرد نظام کیفیت و هرگونه نیازمندی برای بهبود.

۵-۵-۳- ارتباطات داخلی:

– در این شرکت فرآیندهای مناسب بین واحد ها از طریق شناسایی ورودی و خروجی های آنها و ارتباطات بین پرسنل از طریق مسئولیت ها و شرح وظایف و PROCESS MAP(S-039) و چارت سازمانی ( S-036 )مشخص شده است .

۵-۶- بازنگری مدیریت

۵-۶-۱-کلیات :

– مدیریت شرکت ……….. جهت اطمینان از مداومت و کفایت و اثر بخش بودن فعالیتهای سازمان و اینکه سیستم کیفیت آن منطبق با استاندارد ISO9001-2008 می باشد ، سیستم کیفیت را حداقل دو بار در سال مورد ارزیابی قرار داده و از نتایج آن جهت بهبود، کنترل عملکرد فرآیند انطباق محصول، انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بر اساس فرآیند بازنگری مدیریت (T-16) استفاده می نماید.

۵-۶-۲- ورودی های بازنگری:

– موارد نامبرده در زیر بعنوان گزارشات ورودی به جلسه بازنگری مدیریت می باشند و مورد استفاده قرار می گیرند.

– نتایج ممیزی های سیستم کیفیت

– نتایج ممیزی های محصول

– نتایج ممیزی های فرآیند

– بازخورد ها ی مشتریان

– وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

– توصیه هایی برای بهبود

– نتایج اقدامات انجام شده از بازنگری های قبلی مدیریت

۵-۶-۳- خروجی های بازنگری:

– بهبود اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت

– بهبود محصولات مرتبط با الزامات مشتری

– نیازمندیهای منابع

۶- ( مدیریت منابع )

هدف:

حصول اطمینان از تعیین و فرآهم آوردن منابع مورد نیاز.

محدوده اعتبار:

شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک

مسئولیت ها:

مسئولیت این بخش از نظامنامه، تعیین، شناسایی و فرآهم آوردن منابع مورد نیاز برعهده مدیر عامل می باشد.

۶-۱- فراهم آوری منابع:

این سازمان بمنظور برقرار داشتن نظام مدیریت کیفیت و ارتقاء مداوم اثر بخشی آن و ارتقای رضایت مشتریان از طریق بر آورده کردن نیازمندی های مشتریان نسبت به شناسایی و تعیین و فراهم ساختن منابع مورد نیاز سازمان از جمله منابع انسانی، زیر ساختها و محیط کار اقدام نموده است.

۶-۲- منابع انسانی:

۶-۲-۱- کلیات:

– منابع انسانی با توجه به صلاحیت های مورد نیاز جذب شده و در راستای تامین رضایت مشتری در نیاز سنجی های آموزشی به آن توجه می شود.

۶-۲-۲- صلاحیت، آگاهی و آموزش :

– سازمان بمنظور اطمینان از اجرای این بند روش اجرایی آموزش (P-15 ) را مدون و اجراء می نماید.

– مدیریت به کمک این مکانیزم موثر ،اطمینان حاصل می نماید که پرسنل ، از مفهوم و اهمیت فعالیتهای خود آگاهند و می دانند که چگونه در رسیدن به اهداف کیفیتی سهیم هستند . بعبارتی هر یک از پرسنل دقیقا” می دانند که نقش آنها در دستیابی سازمان به اهداف کیفیتی تعیین شده چیست. انگیزش مناسب جهت مشارکت پرسنل در فعالیت های سازمان در دسترسی به اهداف انجام می شود.

۶-۳- زیر ساخت :

در شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک برای دستیابی به انطباق با نیازمندیهای محصول ، زیر ساخت های لازم از قبیل ساختمان های اداری، فضای مورد نیاز واحد تولید ، انبار و بسته بندی و فضای های مورد نیاز جهت امور رفاهی پرسنل، تاسیسات، خدمات پشتیبانی( ارتباطات، حمل و نقل) تجهیزات فرآیند، سخت افزار و نرم افزار در نظر گرفته شده و ایجاد شده است. کلیه پرسنل سازمان موظف به نگهداری و اعلام خرابی احتمالی می باشد.

سرویس ونگهداری ماشین آلات مطابق روش اجرایی نگهداری وتعمیرات (P-11) انجام می شود

حفظ و نگهداری سایر منابع از قبیل ساختمانها ، سخت افزار و نرم افزار در دوره های سالیانه و توسط تامین کنندگان مرتبط و با نظارت مدیر کارخانه انجام می شود.

۶-۴- محیط کار:

– محیط کار مناسب و شرایط محیطی از قبیل نور و تهویه ایجاد شده و از برقرار داشتن آن اطمینان حاصل می شود.

۷- ( تحقق محصول )

هدفحصول اطمینان از طرحریزی و توسعه فرآیند های لازم برای تحقق محصول

محدوده اعتبارشرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک.

مسئولیت هامسئولیت اجرای فرآیند های مربوط به این بخش در فرآیند آن مشخص شده است.

۷-۱- طرح ریزی تحقق محصول:

جهت طرح ریزی تحقق محصول جدید از فرآیند تکوین محصول (T-24) استفاده می شود. این فرآیند با مسئولیت مدیر مهندسی و رویکرد چند تخصصی تیم تکوین محصول تحقق می یابد. در طرح ریزی تحقق محصول به نیازمندیها و الزامات مشتری و مراجع فنی ارائه شده توسط مشتری توجه لازم بعمل می آید.در جریان طرح ریزی کیفیت ، معیارهای پذیرش تعیین شده و به تأیید مشتری می رسد.

– در رابطه با تکوین محصول، کلیه الزامات مورد نیاز مشتری علاوه بر فعالیتها و نتایج تعیین شده در روش های اجرایی باید پیگیری و اجراء گردد.

– در این فرآیند نیازمندیهای مشتری و مشخصه های فنی مورد نیاز، شناسایی شده و در قالب نقشه ها و طرح های کنترلی مشخص میگردند.

۷-۲- فرآیند های مرتبط با مشتری:

۷-۲-۱- تعیین نیازمندیهای مربوط به محصول :

– کلیه نیازمندیهای مربوط به محصول از تحویل تا بعد از تحویل که توسط مشتری اعلام شده تعیین می شود.

– کلیه نیازمندیها و الزامات قانونی مربوط به محصول که ضروری بوده توسط سازمان تعیین می شود.

– نیازمندیهایی که توسط مشتری بیان نشده باشند شناخته شده و با مشتری هماهنگی لازم بعمل می آید.

۷-۲-۲- بازنگری نیازمندیهای مربوط به محصول :

– کلیه سفارشات قبل از پذیرش توسط واحد بازرگانی مطابق فرآیند فروش و بازنگری قرارداد (T-27) مورد بازنگری قرار گرفته تا اطمینان حاصل شود که کلیه نیازمندیهای مشتری در حد کفایت تعریف شده و مشخص و روشن بوده و هرگونه احتمال اختلاف و انحراف از بین رفته است.

– بررسی سفارشات از جنبه ها و مشخصات و چگونگی تحویل و زمانبندی آن، توانایی برآوردن خواسته های مشتری و نیز برآورد هزینه ها با هماهنگی واحد بازرگانی انجام می گیرد و پس از تجزیه و تحلیل و اعلام نتیجه به مشتری در صورت توافق بین طرفین و عقد قرارداد به واحد های مهندسی ، تضمین کیفیت و تولید ارسال و آن واحد ها نسبت به اجرای مفاد قرارداد اقدام نموده و با همکاری فی مابین نسبت به بروز هرگونه مشکل و یا عدم انطباق اقدامات لازم را در خصوص رفع آن انجام می دهند.

۷-۲-۳- ارتباطات با مشتری:

– واحد پازرگانی شرکت کلیه سوابق پیشنهادات ، سفارشات و صورتجلسات و موارد اصلاحی از جمله تغییرات و برنامه های زمانبندی الحاقیه های مربوطه را در پرونده های مخصوص به مشتریان حفظ و نگهداری می نماید.

– فرم نظر سنجی از مشتریان بصورت سه ماهه به مشتریان ارسال شده و نتایج پس از دریافت فرم بررسی می گردد.

۷-۳- طراحی و توسعه:

۷-۳-۱- طرح ریزی طراحی و تکوین در خصوص طراحی محصول

طراحی محصول بر اساس فرآیند طراحی محصول (T-24) انجام شده و مدارک فنی مرتبط با تولید و کنترل محصول تهیه می شود.

تصدیق تکوین در مراحل مختلف تکوین توسط سازمان انجام می شود. صحه گذاری تکوین انجام شده توسط مشتری بصورت کتبی یا صدور مجوز تولید انبوه و یا تحویل گیری محصول انجام می شود.

هرگونه تغییر در مرحله توسعه محصول شناسایی شده و پس از بازنگری، تصدیق و صحه گذاری و قبل از اجراء تصویب می شوند.کلیه سوابق مرتبط در این مورد بایگانی و بصورت مناسب نگهداری می شود.

۷-۴-خرید:

۷-۴-۱ فرآیند خرید:

– این شرکت کلیه خرید های مورد نیاز مرتبط با کیفیت محصول را از تامین کنندگان واجد شرایط مطابق فرآیند خرید و ارزیابی تامین کنندگان (T-20) انجام می دهد. بهمین منظور تامین کنندگان سازمان مطابق روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان (P-10) مورد ارزیابی قرار گرفته و پس از رتبه بندی و قرار گیری در لیست تامین کنندگان مجاز، خرید از آنها انجام می شود .

– معیار های انتخاب تامین کنندگان بر اساس فرم انتخاب تامین کنندگان و معیارهای ارزیابی بر اساس فرم ارزیابی تامین کنندگان مشخص شده است.

– سوابق مرتبط با خریدها در محل مناسب نگهداری می شوند.

۷- ۴-۲- اطلاعات خرید :

– کلیه خرید ها در شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک بر اساس فرم درخواست خرید(S-005) و توسط مسئول تدارکات انجام می شود.

– داده های خرید در ارتباط با کیفیت بصورت مناسب مطابق فرم درخواست خرید(S-005) انتقال می یابد .

در خواست های خرید قبل از سفارش به تامین کنندگان مورد بازنگری قرار می گیرد.

۷- ۴-۳- تصدیق محصول خریدار ی شده:

– کلیه قطعات ، مواد اولیه و نیم ساخته ها همچنین ابزار در هنگام ورود به شرکت بمنظور بررسی مطابقت با مشخصات لازم مطابق فرآیند بازرسی وآزمون (T-29) مورد ارزیابی و بازرسی انجام گرفته و کنترل می شوند.

– در صورتیکه شرکت یا مشتری خواسته باشند اقدامات لازم در خصوص کنترل و تصدیق محصول نزد تامین کننده انجام می گیرد.

۷-۵- ارائه خدمات:

۷-۵-۱-کنترل تولید وا رائه خدمات:

– کنترل فرآیند تولید مطابق فرآیند تولید (T-18 ).

– کلیه اطلاعاتی که ویژگیهای محصول را مشخص می نماید در دسترس قرار دارد.

– از ماشین آلات مناسب عملیات استفاده می شود.

– برنامه ریزی تولید مطابق فرآیند برنامه ریزی تولید (T-22) انجام می شود .

– کلیه ابزار آلات بصورت مناسب تحت نظارت و کنترل و اندازه گیری قرار دارد.

– کنترل کیفیت در کلیه مراحل انجام می شود.

– مسایل مربوط به حفاظت و ایمنی در کارگاه مطابق آئین نامه های بهداست و ایمنی رعایت می شود.

– کلیه دستورالعمل های کاری در ایستگاه های مربوطه قرار داشته و به روز آوری می شوند.

– از بسته بندی محصولات نامنطبق جلو گیری بعمل می آید.

۷-۵-۲- صحه گذاری فرآیندها برای تولید و خدمات

– فرآیندهای ویژه (جوشکاری ) این شرکت تحت کنترل بوده بطوریکه این فرآیند ها توسط کارکنان واجد شرایط به اجراء در می آیند و عوامل فر‎آیند ها و تجهیزات بطور مداوم مطابق روش اجرایی کنترل فرآیند تحت کنترل و نظارت قرار دارند.

۷-۵-۳- شناسایی و ردیابی محصول:

– تمامی محصولاتی که از تامین کنندگان تهیه می گردند ، دارای مشخصات تولید کننده، تاریخ تولید، مشخصات محصول و دیگر جنبه های آن می باشد که همراه مدارک بازرسی و اندازه گیری تحویل انبار می شود. در صورت مشاهده هرگونه محصول نامنطبق در ورودی / در فرآیند مطابق با روش اجرایی محصول نامنطبق(P-04) با آن برخورد می شود.

– محصولات نامنطبق با هماهنگی واحدبازرگانی و تضمین کیفیت تعیین تکلیف می گردند.

– مقدار محصولات تحویلی از انبار به واحد های تولید مطابق فرم درخواست کالا(S-007) تحویل داده می شود.

– واحد کنترل کیفیت قبل از انجام مراحل بسته بندی محصولات را مورد ارزیابی قرار داده و پس از تائید اجازه بسته بندی و نصب برچسب را صادر می گردد.

– وضعیت شناسایی محصولات یا نصب اتیکت و برچسب و یا قرار گیری در محل های تعیین شده مشخص می گردد .

– روی برچسب الصاق شده بر روی محصولات (در صورت نیاز ) مهر اعتبار واحد کنترل کیفی زده می شود.

– شناسایی و ردیابی محصولات در کلیه موارد از مرحله ورود تا پایان عملیات انجام می گیرد.

– محصولات نامنطبق تامین کنندگان به تامین کنندگان عودت می گردد.

۷-۵-۴- دارایی مشتری:

– سازمان کلیه مواد اولیه ، ابزار مربوط به مشتری در لیست محصول تدارک شده توسط مشتری (( S-107 ثبت می گردد.

– در کارت شناسایی کالا (S-077) به نام مشتری اشاره می شود.

– مدارک فنی متعلق به مشتری علامتگذاری می شود.

– کلیه قطعات و مواد بسته بندی متعلق به مشتری در بدو ورود به شرکت مورد بازرسی قرار گرفته و کلیه موارد احتمالی موجود به اطلاع مشتری رسانده می شود.

– مدراک فنی متعلق به مشتری در لیست اسناد با منشاء بیرونی ( S-025) ثبت می شود .

– در خصوص ابزار هر گونه تغییر به اطلاع مشتری رسانده شده و در خصوص هر نوع تغییر احتمالی از مشتری استعلام می گردد.

۷-۵-۵- نگهداری از محصول:

– شرایط مناسب جابجایی و انبار ش در خصوص جلوگیری ازوارد شدن صدمات احتمالی مطابق فرآیند انبارش (T-21) در نظر گرفته می شود.

۷- ۶-کنترل وسایل اندازه گیری و نظارت بر فرآیند:

– ابزار آلات کنترلی:

– کلیه ابزار آلات کنترلی و پایشی مطابق فرآیند کالیبراسیون (T-19 ) تحت کنترل قرار دارند.

۸- ( اندازه گیری ، تجزیه و بهبود )

هدف:

طرح ریزی فرآیند های نظارت ، اندازه گیری ، تجزیه و تحلیل و بهبود جهت حصول اطمینان از اثبات انطباق نظام مدیریت کیفیت و بهبود مداوم اثر بخشی نظام کیفیت .

محدوده اعتبار:

کلیه فرآیند های شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک

مسئولیت :

مسئولیت این بخش از نظامنامه بر عهده مدیر عامل می باشد که مسئولیت اجرای این ، از فرآیند های مربوط به این بخش در روش های اجرایی آن مشخص شده است .

۸- پایش و اندازه گیری :

۸-۱-کلیات :

– شرکت تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک به منظور انطباق با نیازمندی های تعیین شده و برای دستیابی به بهبود مستمر فعالیتهای مورد نیاز را شناسایی نموده و اجرا می نماید .

– فنون آماری مورد نیاز مطابق با مراحل تکوین محصول یا تولید انبوه مورد استفاده قرار می گیرد .

– تجزیه و تحلیل روند داده ها بصورتی می باشد که موارد اختلاف و مغایرت ها را مشخص می نماید .

– کلیه داده ها پس از تجزیه و تحلیل ، ارزشیابی شده و به اطلاعات تبدیل می گردند .

– از اطلاعات بدست آمده برای فعالیت های بهبود مستمر استفاده می شود .

– فنون آماری مورد نیاز شناسایی و مورد استفاده قرار می گیرد.

۸-۲- اندازه گیری و نظارت :

۸-۲-۱- رضایت مشتری :

– این شرکت با استفاده از روش های مختلف دستیابی و بکارگیری اطلاعات دریافتی از مشتریان را در رابطه با اینکه آیا انتظارات مشتری توسط شرکت برآورده شده است یا نه ، رضایت مشتری را به عنوان یکی از مقیاسهای ارزیابی عملکرد نظام مدیریت کیفیت خود قرار داده است که در فرآیند سنجش رضایت مشتری ( T-26) به آن اشاره شده است .

۸-۲-۲- ممیزی داخلی :

– ممیزی داخلی شرکت . تجارت الکترونیک موسسه ارتقای مدیریت و مطالعات نوآوری و فن آوری حفاظت الکترونیک حداقل دو بار در سال انجام می شود . در صورت نیاز ممیزی های داخلی بیشتر در خصوص فرآیندهای مورد نیاز انجام می شود .

– انجام ممیزی داخلی مطابق روش اجرایی ممیزی داخلی ( P-05 ) و توسط ممیزی واجد صلاحیت داخلی و مستقل انجام می شود .

۸-۲-۳- پایش و اندازه گیری فرآیندها :

– در این شرکت فرآیند های نظام مدیریت کیفیت و نظارت بر آنها در حین ممیزی های داخلی و خارجی و همچنین گزارشات ارائه شده و مطابق جدول مانیتورینگ شاخص های فرآیند(T-08-05) انجام می شود

۸-۲-۴- اندازه گیری محصول و نظارت بر آن

– تصدیق و اندازه گیری در مراحل ورود ، عملیات و مرحله نهایی مطابق فرآیند بازرسی و آزمون (P-018) صورت می گیرد . تناوب نمونه گیری مطابق برنامه کنترل انجام می شود .

۸-۳- محصول نامنطبق

– در صورت مشاهده هر گونه موارد عدم انطباق ، فرم محصول نامنطبق / خدمت نامنطبق توسط بازرس کنترل کیفیت صادر و محصول فوق مطابق روش اجرایی محصول نامنطبق (P-04) تحت کنترل قرار گرفته و تا تعیین تکلیف آن قرنطینه می گردد .

۸-۴- تجزیه و تحلیل داده ها :

– در شرکت ……….. با استفاده از فرآیند تجزیه و تحلیل داده ها (T-17) از جمع آوری اطلاعات مورد نیاز از فعالیتهای مرتبط با سیستم کیفیت اطمینان حاصل می شود . در این رابطه کلیه پرسنل مرتبط با کیفیت در دوره های زمانی قید شده در جدول داده های سطح شرکت نسبت به تهیه و ارائه گزارشات از فعالیتهای خود اقدام می نماید . نماینده مدیریت در این خصوص پس از دریافت گزارشات و بررسی اولیه خلاصه گزارشات ارسالی را به مدیریت ارشد سازمان منعکس می نماید . در مورد اطلاع رسانی به پرسنل نماینده مدیریت آن بخش از گزارشات را که جهت اطلاع پرسنل مفید تشخیص داده می شود را در تابلو اعلانات نصب می نماید .

– گزارشات داده های سطح شرکت و تجزیه تحلیل داده ها شامل موارد مرتبط با رضایت مشتری ، انطباق با الزامات محصول ، ویژگیها و جهت گیریهای فرآیندها ، فرصت های بهبود و موارد مرتبط با تامین کنندگان می باشد .

۸-۵- بهبود :

۸-۵-۱- بهبود مداوم :

– این سازمان اثر بخشی کلیه فعالیتهای نظام مدیریت خود را بصورت دوره ای مورد بازنگری قرار داده و فرصتهای بهبود را شناسایی و اقدامات لازم را در خصوص بازنگری سیستم مدیریت کیفیت را انجام می دهد .

– این سازمان با توجه به نتایج ممیزی ها و اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه و همچنین نتایج بازنگری مدیریت و میزان شکایات مشتریان و نتایج بررسی های انجام شده ، روند بهبود را در سازمان نشان می دهد .

۸-۵-۲- اقدام اصلاحی :

– این سازمان جهت حذف عدم انطباق ها و جلوگیری از بروز مجدد آنها اقدامات اصلاحی لازم را مطابق روش اجرایی اقدام اصلاحی (P-06) انجام می دهد.

۸-۵-۳- اقدام پیشگیرانه :

– این سازمان بمنظور شناسایی موارد عدم انطباق بالقوه و بمنظور جلوگیری از بروز آنها اقدامات پیشگیرانه لازم را شناسایی و مطابق روش اجرایی اقدام پیشگیرانه (P-07) برنامه ریزی و اجرا می نماید.